6 نکته مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری

نکات مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری | ممکن است در برهه‌ای از زندگی خود متوجه اهمیت مدیریت وظایف شده باشید و اگر مهارت لازم را نداشته باشید، ممکن است به نتایج تیم و شرکت آسیب برسانید. به تعویق انداختن کارها، اختصاص زمان بسیار برای فعالیت‌های نه چندان مهم و بهره‌وری کمتر از حد ایده‌آل و عدم مدیریت زمان آسان است. ممکن است سازماندهی و مدیریت وظایف کاری غیرضروری به نظر برسد، اما در واقع مدیریت وظایف به طور صحیح به شما این امکان را می‌دهد تا کارهای تیم خود را از زاویه دیگری ببینید و به شما کمک می‌کند تا از قبل برنامه‌ریزی کنید و با برنامه پیش بروید.

مدیریت وظایف یک اژدهای سه سر نیست و تسلط بر آن فقط کمی صبر (بعضی از اوقات کمی بیشتر) و کار با چند ترفند را می‌طلبد.

خب نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟ این چند نکته ساده برای مدیریت وظایف را که شروع برنامه‌ریزی برای آینده و رها کردن مشکلات‌تان در گذشته را برایتان آسان‌تر می‌کند بررسی کنید. 

همچنین بخوانید : ۶ قانون طلایی برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق

نکاتی درباره مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری

1- همیشه آماده  انجام هر کاری باشید

این اولین، مهمترین و بارزترین قانون در مدیریت وظایف است. وقتی وظیفه‌ای را ارزیابی می‌کنید تا برای آن برنامه‌ریزی کنید باید تمام نتایج ممکن را در نظر بگیرید. به عنوان مثال در نظر بگیرید:

اگر شخصی اشتباه کند چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر فرد مسئول در محل کار حاضر نشود چه؟

اگر کار در مهلت مقرر به اتمام نرسد، چه عواقبی به دنبال خواهد داشت؟

تمام احتمالات (منطقی) را بررسی کنید و آماده باشید تا از هر مانعی که بر سر راه‌تان قرار دارد عبور کنید.

اگر خطاها و تأخیرها تکرار شوند، نشانگر آن است که مدیریت وظایف شما ایده‌آل نیست و شاید بهتر باشد که کارایی فرآیندهای خود را نیز بررسی کنید.

نکات مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری

2- برای برنامه‌ریزی قبلی از کانبان (Kanban) استفاده کنید

کانبان یک سیستم مدیریت وظایف است که به شما این امکان را می‌دهد که وضعیت فرایندهای خود را از طریق یک تخته کانبان با ستون‌های متحرک کاملاً تجسم کنید. با یک ابزار کانبان، می‌توانید به طور مناسب و به درستی تمام کارهای تیم خود را به روشی بصری که درک و تجزیه و تحلیل آن آسان است دنبال کنید. داشتن همه وظایف روی یک تخته و تجسم سریع محدودیت‌ها و نقصان‌ها به شما کمک خواهد کرد تا کارآمدتر شده و بهره‌وری گروهی را افزایش دهید.

3- یک کار بزرگ را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید.

شروع با یک کار بزرگ و پیچیده ممکن است ترسناک باشد و یک ذهنیت غلط در ذهن تیم شما ایجاد می‌کند. بعد از تقسیم کارها به بخش‌های کوچکتر دستیابی به دستاوردهای بزرگتر و افزایش بهره‌وری بسیار آسان‌تر می‌شود.

برای شروع، همیشه بهتر است کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید.

4- برای مدیریت وظایف دستورالعمل‌های دقیق ارائه دهید

برای  مدیریت وظایف و مراحل آن‌ها دستورالعمل‌های دقیق و شفاف ارائه دهید تا اعضای تیم شما همیشه بدانند که چه کاری باید انجام دهند. با این کار از اتلاف وقت با انجام فعالیت‌های تکراری و پرسیدن سؤالاتی که قبلاً پاسخ داده شده است جلوگیری می‌شود.

نکات مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری

5- هر بار روی یک کار تمرکز کنید

بسیاری از متخصصان بزرگ فکر می‌کردند می‌توانند تمام کارها را همزمان انجام دهند. اما حقیقت این است که آن‌ها نمی‌توانند. در واقع هیچ کس نمی‌تواند. این همان چیزی است که این مورد را به یکی از مهمترین نکات مربوط به مدیریت وظایف تبدیل می‌کند.

انجام همزمان چند کار سریعترین راه برای اشغال وقت شما برای انجام کاری بیش از توان‌تان و در نهایت انجام ندادن هیچ کدام از کارها است. با تقسیم وظایف بزرگ و پیچیده به بخش‌های کوچکتر و تمرکز بر انجام هر کار، از انجام چند وظیفه به طور همزمان خودداری کنید.

در آن واحد یک کار را انجام دهید. توجه کامل خود را به آن اختصاص دهید تا بتوانید تا حد ممکن مؤثر و مثمر ثمر باشید.

6- ابتدا کارهای دشوار را انجام دهید

ما تمایل ذاتی به اجتناب از کارهای دشوار داریم. مشکلی نیست این طبیعت ماست.

آنچه طبیعی نیست، پرهیز از انجام وظایف دشوار و چالش برانگیز (یا حتی کارهایی که فقط دوست ندارید انجام دهید) است تا حدی که احساس مریضی و اضطراب کنید و روزهای خود را با ترس سپری کنید. گرچه نباید اینگونه باشد.

اگر تمام تلاش خود را بکنید و اول صبح وظایف دشوار را پشت سر بگذارید، بقیه روز خود احساس موفقیت خواهید کرد و انگیزه بیشتری برای ادامه کار خواهید داشت و پس از مدتی شاهد افزایش بهره‌ورری خود خواهید بود.

دسترسی به منبع : Tasks Management tips to increase your productivity